Stejně jako já chcete mít přehled o svých dokumentech v počítači. Ovšem někdy je potřeba něco rychle napsat, vytisknout a v tom případě se zapomíná na slušné chování a soubor se prostě někam uloží. Proto již delší dobu používám dále popsanou šablonu, kterou jsem se rozhodl dát k obecnému použití.

Dalším problémem bývá, nalézti rychle podle vytištěného dokumentu, ten odpovídající v počítači. I tento problém je pořádkumilovně vyřešen. V zápatí šablony se nachází údaj aktuálního uložení souboru s dokumentem, a tak není problém uvedenou cestu v počítači nalézti. I když v následujícím vydání Wordu je možná jednodušší uvedená data prezentovat na uvedeném místě, výhodou této šablony je, že trvá na tom, aby byl soubor uložen s předdefinovaným názvem.

Šablonu jsem nazval dopis.dot, protože jsem si chtěl udržet pořádek v osobní korespondenci. Dopisy píši i do zahraničí, a tak jsem si v systémovém adresáři "Moje dokumenty" založil podadresáře s názvem státu, a v těchto potom podadresáře jednotlivých osob, s nimiž komunikuji. Do podadresářů osob ukládám mnou vytvořené dokumenty a dokumenty od těchto osob přijaté. Soubory mnou vytvořených dokumentů - dopisy mají v názvu datum ve formátu ascii, takže jsou v adresáři pěkně seřazeny za sebou, viz obrázek 1.

Formát datumu podle ascii znamená, že nejdříve napíšeme čtyřciferně rok, potom dvouciferně měsíc a nakonec dvouciferně den. Pokud takto postupujeme, je název souboru stále stejně rozměrný, odpovídající části pěkně pod sebou a tak se nám také budou ůdaje řadit pěkně popořadě za sebou. Před jednociferné číslo dne, nebo měsíce proto vkládáme nulu.

Protože se jedná o dopis, o korespondenci, bývá dobrým zvykem i vložit buď na začátek, nebo na konec místo a datum, tedy kde a kdy jsme dopis napsali. I zde nás šablona nutí, abychom potřebný údaj vložili.

No a nakonec, protože jak jsem se dříve zmínil, dopisuji si i s přáteli ze zahraničí, umožňuje šablona velmi jednoduše vybrat jazyk, ve kterém má býti dopis napsán. Proto také všechna okénka, která jsem musel do šablony vložit obsahují dotazy a poznámky v jazyce anglickém, tedy neutrálním.

Soubor archivu dopis.zip, stažený z této stránky, nejbrve rozbalíme, abychom získali soubor dopis.dot. Ten potom uložíme do adresáře šablon. Pozor však, tento adresář se nachází pod skrytým adresářem "Application data" (nebo snad v české verzi Windows "Data aplikací") a proto při běžném zobrazení adresářů nebude v průzkumníkovi Windows vidět. Musíme vlastnosti okna průzkumníka nastavit tak, aby zobrazoval i skryté soubory. Potom bude výše uvedený adresář viditelný a můžeme do něj zkopírovat soubor šablony MS Word.

Jak je z obrázku číslo 2 patrno, já mám vytvořen vlastní poddresář v adresáři Šablon, tak, abych seskupil mnou vytvořené šablony na jedno místo a také v samotném Wordu se lépe vyhledají, neboť jsou tak umístěny na zvláštní kartě.

Spustíme aplikaci MS Word. V nabídce vybereme položku Soubor -> Nový... Musíme opravdu takto postupovat, abychom si mohli potom vybrat požadovanou šablonu.

V podnabídce dokumentu vybereme položku obecné šablony pro aktivaci nabídky šablon, kterou dále použijeme k výběru požadované šablony.

V okně s nabídkou vestavěných i uživatelských šablon nejprve vybereme správnou kartu, potom označíme šablonu dopis.dot a nakonec stiskneme tlačídko OK, viz obrázek číslo 5.

Nejprve budeme upozorněni, že pracujeme se šablonou a zda si přejeme ji otevřít i pro zápis. Protože do šablony ukládáme nastavení, odpovíme NE. Toto upozornění je vyvoláno z toho důvodu, že většina makro-virů se usídlí právě do šablony a tato by měla být zabezpečena proti zápisu. Upozornění můžeme, neboť se jedná o požadavku nám známého programu, který jsme sami spustili. Věřím také, že používáte ověřený a účinný antivirový program.

V tu chvíli se spustí průvodce, který nás v několika krocích provede nastavením základních parametrů dokumentu a jejich následným uložením. Budeme upozorněni, že naposledy jsme psali dokument v nějakém jazyce, třeba Chorvatštině. Pokud chceme jazyk změnit, musíme zaškrtnout políčko a potom stiskneme tlačítko 'Get next', viz následující obrázek číslo 7.

Pokud jsme zaškrtli políčko s požadavkem změny jazyka, dostaneme v následujícím kroku seznam jazyků dostupných v MS Word, viz obrázek číslo 8. Jedním ťuknutím myškou označíme požadovaný jazyk, zde češtinu, a potom dvojklikem jej opravtu vybereme.

Po výběru jazyka ještě musíme určit místo, kde dopis vznikl. Okénko na obrázku 9 nám umožňuje vložit nějaký text, který bude umístěn vpravo, v záhlaví dokumentu, před datumem. Textem by měl být název místa, kde jsme dopis napsali, na příkladu je vidět v Teplicích. Pokud neuvedeme nic, bude v záhlaví umístěno pouze datum.

Posledním krokem průvodce nastavení parametrů dokumentu - dopisu, je jejich uložení. Při ukládání, viz obrázek 10, nám je nabídnuto jméno dokumentu, vytvořené z aktuálního datumu, ve formátu ascii a obsah adresáře "Moje dokumenty", abychom si vybrali adresář, do kterého míníme dopis uložit. Pokud je vše v pořádku stiskneme tlačítko 'Uložit'. Povšimněme si také skutečnosti, že jako záhlaví dokumentu byl vytvořen první odstavec - řádek, na kterém vpravo je již vzpomenutý text, obsahující místo vzniku dokumentu a aktuální datum.

Pokud obsah prvního odstavce - řádku nevymažeme, nebudeme již v budoucnosti při otevírání tohoto dokumentu obtěžováni žádným průvodcem. Pokud bude první odstavec - řádek prázdný, dojde ke spuštění průvodce. První řádek však může osahovat jakýkoliv text, není podmínkou, že se musí jednat o datumu, nebo jej obsahovat.

Na obrázku číslo 11 vidíme levou část zápatí dokumentu, kde je uvedena drobnějším písmem cesta a název dokumentu v našem počítači. Pokud jsme zvolili rozumný způsob ukládání dokumentů, nebudeme jej každou chvíli měnit a tak vždy můžeme podle tohoto záznamu dokument v počítači najít. Tento údaj je extrahován přímo z vlastností dokumentu a je prověřován před tiskem dokumentu, nebo před jeho uložením, takže je vždy aktuální. Není tomu tak v případě použití originálních polí ve Wordu, s těmito údaji. Ta musí být ručně překreslena - tzv. aktualizována, neboť se nacházejí ve zvláštním oddílu, zápatí.

V pravé části zápatí dokumentu nalezneme číslo aktuální stránky a počet stránek dokumentu, viz obrázek číslo 11.

Dokument, sloužící jako dopis je v několika krocích nastaven a připraven ke psaní. Určitě jsme na nic nezapoměli a dokonce jej již uložili na správné místo. Nezbývá, nežli svěřit své myšlenky papíru, pardon spíše RAMce a pevnému disku.